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Learning Management System: funzionamento e vantaggi in azienda

Approfondimento estratto dal Project Work “Formazione? Sì, grazie! Il futuro della formazione corporale e best practices” realizzato a fine del Master in Digital HR 4.0 Selefor CReFIS (2020) da Bianca Apetino, Ilaria Santoro, Valentina Tirolese, Giuseppe Bianco.

Come funziona un Learning Management System

Un LMS, ossia Learning Management System, è una piattaforma dedicata alla formazione digitale attraverso la quale è possibile creare e diffondere corsi di formazione online. A differenza dei semplici software di condivisione di file, una piattaforma LMS è un sistema organizzato in cui è possibile gestire, organizzare e controllare tutto il processo di formazione ed è per questa ragione che sono utilizzati non solo per tenere alta ed aggiornata la formazione dei dipendenti in azienda, ma anche per supervisionare quella dei neo assunti che, per esempio, potrebbero accedere e seguire un corso di onboarding.

Un LMS si può definire quindi, una vera e propria “università interna online” poiché il sistema non solo permette di creare contenuti e materiale formativo ma garantisce l’accesso agli “allievi” ed aiuta a valutare i risultati da essi pervenuti.

Gli LMS si differenziano in LMS Corporate (di natura aziendale) ed Academic LMS, entrambi forniscono l’accesso online al materiale ed il monitoraggio del processo di formazione, ma si contraddistinguono per:

OBIETTIVI: lo scopo principale dell’Academic LMS è la conoscenza teorica mentre un LMS Corporate concentra la propria formazione sul “pratico” ed è per questa ragione che uno dei principali obiettivi prefissati è il ROI (Return on investment).

DURATA: sicuramente più flessibile nel caso della Corporate LMS, a causa del tempo limitato da bilanciare e gestire rispetto all’orario di lavoro.

CERTIFICAZIONI/GRADI: la Corporate LMS monitora il completamento ed i progressi del corso di formazione attraverso CERTIFICAZIONI, mentre l’Academic LMS si avvale di GRADI come mezzo per supervisionare gli allievi attraverso i quali registra la frequenza ed i compiti portati a termine, ma anche ulteriori informazioni per ogni allievo registrato nel processo di formazione.

STRUMENTI: gli academic LMS adottano funzionalità diverse rispetto ai corporate, ossia piattaforme in grado di creare gruppi di allievi per offrire l’opportunità di lavorare a progetti o sessioni a tema, partecipare a forum di approfondimento o discussione, generalmente con strumenti di conferenza web integrati.

CONTENUTI AGGIORNATI: un Academic LMS predilige una formazione basata sulle scienze e sulle discipline umanistiche, per questa ragione i contenuti non necessitano di essere aggiornati frequentemente. Contrariamente, una corporale LMS, a causa delle esigenze del mercato che cambiano repentinamente, aggiorna il materiale ed i propri contenuti frequentemente.

PAGAMENTO: il primo quesito che di solito un’azienda si pone quando decide di adottare una piattaforma LMS è proprio il costo del servizio. E’ molto popolare l’idea che tutte le piattaforme LMS siano gratuite, ma si tratta di un grosso malinteso. In realtà non tutte le piattaforme potrebbero prevedere costi aggiuntivi per le licenze, ma ciò non significa che siano completamente gratuite. La scelta rispetto quale sia la migliore da adottare si attribuisce a seconda delle necessità e degli strumenti che si vuole avere a disposizione, ma la soluzione migliore per coloro che non hanno un background IT è l’utilizzo di un software commerciale, che non solo è più agevole da implementare ed utilizzare ma offre supporto tecnico e non richiede costi aggiuntivi.

SAAS/CLOUD LMS o LMS gestito da host. Adottare un LMS Saas è la scelta ideale nel caso in cui non si possegga un background in IT poiché è l’azienda o colui che ci fornisce il servizio che ha la responsabilità di curare il caricamento dei materiali formativi e l’archiviazione dei dati aziendali, in modo da non doversi preoccupare della gestione del sistema e concentrarsi completamente sui contenuti del processo formativo; scegliendo, invece, un LMS gestito interamente dal proprio host aziendale, tutte le responsabilità ricadono appunto sull’host. Alcune aziende adottano quest’ultimo tipo di LMS poiché sono intimorite dalla questione DATA SECURITY, considerando che nel Saas tutte le informazioni vengono archiviate nel server principale della piattaforma. Ad ogni modo esistono innumerevoli strumenti al fine di salvaguardare i propri dati, come controllare che il fornitore della piattaforma abbia un protocollo a riguardo.

COURSE CREATING (LCMS) o NON COURSE CREATING (LMS): in maniera più specifica, una LMS è uno strumento che permette di distribuire in maniera semplice dei contenuti già creati, mentre il sistema che oltre alla condivisione permette la creazione di contenuti è chiamato LCMS (Learning Content Management System). I due si compensano poiché una LCMS è un ottimo strumento per creare e gestire materiale per la formazione online, mentre un semplice LMS si focalizza sull’organizzazione degli utenti ed offre una più ampia gamma di esperienze formative, come ad esempio la gestione di forme più tradizionali di formazione come può essere il one to one.

I vantaggi di avere un LMS

E’ chiaro quindi che i benefici che apporta l’implementazione di un LMS per la formazione aziendale sono molteplici sia dal punto di vista aziendale che dal punto di vista del learner.

Dal punto di vista aziendale:

– RIDUCE I COSTI DELLA FORMAZIONE;

– RIDUCE E RIDISTRIBUISCE I TEMPI DELLA FORMAZIONE E DELL’ONBOARDING;

– MANTIENE UN BUON LIVELLO DI LAVORO TRA PARTNER ED AFFILIATI;

– CREA PROCESSI DI FORMAZIONE INDIVIDUALI;

– RILEVA L’EFFICIENZA DEL PROCESSO DI FORMAZIONE.

Dal punto di vista dei “learner”:

– ACCESSO ILLIMITATO AI CONTENUTI FORMATIVI, IN QUALSIASI MOMENTO ED OVUNQUE;

– AGGIORNAMENTI FREQUENTI;

– AUMENTO DELL’ENGAGEMENT DELLA CONOSCENZA;

– AUMENTO DELLA PRESTAZIONE LAVORATIVA;

– INCREMENTO DELLA RETENTION DELLA CONOSCENZA.

Diversi sono i casi in cui adottare un LMS sarebbe di supporto al miglioramento dei processi:

– ONBOARDING: creando un programma/corso di formazione per i neo assunti, è possibile semplificare ed agevolare la fase di onboarding;

– COMPLIANCE TRAINING: mantenendo i dipendenti aggiornati sulle nuove normative aggiornando semplicemente il programma di formazione aggiungendo i nuovi standard al corso online in pochi minuti;

– CONOSCENZA DEL PRODOTTO: il sistema consente di aggiornare i venditori sui prodotti o servizi della propria azienda, dopo il lancio di un nuovo prodotto o la reintegrazione di uno stesso;

– FORMAZIONE AI VENDITORI: il sistema può aiutare ad insegnare nuove tecniche di vendita ai venditori a seconda del luogo in cui esercitano la propria professione, sviluppando la comunicazione ed il dialogo con simulazioni, esercizi e test online;

– CANALI CONDIVISI CON AZIENDE PARTNER: attraverso i quali è possibile condividere lo stesso corso di formazione tra partner dislocati;

– CONOSCENZE BASE: tutti i contenuti formativi sono archiviati in un solo server ed è consentito l’accesso a tutti i dipendenti, compreso coloro che non desiderano seguire l’intero corso ma necessitano solamente di qualche informazione/nozione. E’ conveniente soprattutto per le aziende che devono implementare un processo di formazione per venditori che abbracciano un’ampia gamma di prodotti.

Tutto ciò che serve è una connessione internet ed un’email.