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Chi è l’HR Specialist e come lavora in aziende 4.0

Approfondimento estratto dal Project Work “People Management 4.0” realizzato in ambito del Master in Digital HR 4.0 Selefor CReFIS e scritto da Deborah Donisio, Antonia Lambiase, Elisabetta Nugnes, Valeria Picca, Daniele Puco, Andrea Spalice.

L’ addetto alla gestione delle risorse umane è colui che garantisce una corretta gestione del personale, supervisionando ed intervenendo in molti dei processi che lo riguardano come la selezione, la formazione e sviluppo, l’amministrazione, garantendo la coerenza del suo operato con gli obiettivi strategici dell’azienda.

Si occupa di gestire la programmazione del fabbisogno di personale dell’azienda attraverso un’analisi dei dati e delle prestazioni delle risorse umane interne, di analizzare le posizioni vacanti e pianificare le attività di reclutamento del personale, coordinando e supervisionando il lavoro dei Recruiter. Compatibilmente con le linee direttive dell’azienda, si occupa anche di valutare e progettare interventi di formazione del personale.

Pertanto l’addetto alla gestione HR deve possedere delle competenze trasversali quali la capacità di lavorare in team, la capacità di ascolto e proprietà di linguaggio, capacità organizzative e, con lo sviluppo tecnologico, buone capacità con i sistemi informatici. Negli ultimi anni la tecnologia ha contribuito fortemente ad automatizzare ed integrare le tipiche funzioni della gestione delle risorse umane delle aziende. Esistono strumenti pensati specificatamente per il recruiting, altri per la gestione quotidiana dei dati e delle attività dei dipendenti, altri ancora più legati agli aspetti formativi. Come la rilevazione delle presenze che avviene tramite un software è in grado di gestire le timbrature di tutto il personale, gestendo anche le rotazioni per le ferie o i permessi, consentendo l’elaborazione dei cedolini e tutte le operazioni legate a essi. L’Intelligenza Artificiale può essere utilizzata anche in quelle attività di gestione amministrativa delle risorse umane, ad esempio attraverso assistenti virtuali che aiutano il dipendente nella ricerca self-service di documenti ed informazioni su policy e procedure aziendali, o nella compilazione automatica di note spese, richieste ferie/permessi, timesheet o nella prenotazione di sale meeting.
Infine, per le attività di recruiting e di talent selection, attraverso motori semantici basati sul machine learning, la tecnologia ottimizza il processo di prescreening dei CV dei potenziali candidati ed individua, sulla base di determinati parametri/criteri di valutazione, quelli potenzialmente più adatti a soddisfare i requisiti dell’azienda. È possibile anche utilizzare dei chatbot per affiancare l’attività dei recruiter nel processo di preselezione, con l’obiettivo di velocizzare ed automatizzare non solo la verifica di alcuni parametri “oggettivi” come il job title, la retribuzione e il luogo di provenienza dei candidati, ma anche di alcune soft skill ricercate dall’azienda nei propri dipendenti.

Lo sviluppo dei dipendenti è un processo grazie al quale i lavoratori di un’azienda migliorano le loro abilità e ne imparano di nuove che servono per svolgere il loro lavoro in modo più efficace ed efficiente. Per “azioni di sviluppo” delle risorse umane si intendono, infatti, tutte quelle attività che promuovono la crescita del personale (competenze, senso di appartenenza, motivazione), durante il percorso professionale.

Colui che si occupa di sviluppo diventa una figura fondamentale per allineare il modello operativo, i processi aziendali e le competenze del personale alle strategie dettate dall’imprenditore. Le strategie di sviluppo del personale mettono in relazione le esigenze aziendali con le aspettative personali del lavoratore. Vi sono varie tecniche che l’azienda può attuare:

  • Formazione mirata: l’azienda o un ente esterno eroga i corsi formativi, indoor o outdoor, dal vivo o in e-learning, su determinate skills o tematiche che ritiene fondamentali per i manager o gli operatori;
  • Coaching: tecnica largamente utilizzata per aiutare manager, team leader ed i lavoratori a sviluppare, migliorare e potenziare le loro capacità umane e professionali, relazionali, comunicative, di problem-solving e di raggiungimento degli obiettivi;
  • Mentoring: metodologia di trasferimento delle competenze e diffusione delle informazioni grazie al supporto di figure interne con grande esperienza;
  • Job rotation: tecnica aziendale che prevede cambiamenti periodici nella mansione dei collaboratori per diffondere la conoscenza di tutte le fasi del processo aziendale; si distinguono rotazione verticale (ruoli con crescente responsabilità), orizzontale (ruoli di pari livello), internazionale, inter-funzionale (su aree gestionali diverse).

Ultimo compito dell’addetto alle risorse umane è quello di valutare il personale, attraverso un insieme di tecniche di analisi della persona che hanno l’obiettivo di verificare l’adeguatezza di un soggetto a ricoprire un determinato ruolo, identificando possibili lacune da colmare con percorsi di sviluppo progettati ad hoc.

Occorre valutare, in primis, le prestazioni, confrontando i risultati ottenuto e gli obiettivi prefissati. La valutazione può essere svolta anche sul potenziale, basandosi sulle caratteristiche non espresse di una persona in un determinato ruolo o sulle competenze, attraverso l’esame del patrimonio di conoscenze, qualità e capacità possedute in relazione agli obiettivi analizzati. Generalmente chi si occupa delle valutazioni del personale sono i supervisori (team leader, manager), ma anche ai clienti può essere chiesto di valutare il personale.

La valutazione delle prestazioni può effettuata con Test Psicometrici, questionari, test multipli ed è stata implementata efficacemente anche grazie all’uso di adeguati software (come H1-HRMS di EBC Consulting), in grado di ripagare l’impegno aziendale con un miglioramento continuo delle prestazioni e con un maggior grado di fidelizzazione delle risorse umane all’azienda.